Política de tratamiento de datos personales

Hay dos papeles distintos según de quién sean los datos, y confundirlos es el error más común en un servicio como este:

• Los datos del personal de cada empresa (marcaciones, horarios, ausencias, rostro, fotos). Aquí la empresa que usa Orbik es la responsable: decide contratar el servicio, qué datos carga, a quién enrola y obtiene la autorización de su personal. Cristian Alejandro Muñoz Cardona, que opera Orbik, es encargado: trata esos datos solo para prestar el servicio y por instrucción de la empresa, según el contrato de transmisión de datos. No los usa para nada propio, no los vende y no los cruza entre empresas.
• Los datos de la empresa cliente y de quienes la administran (la cuenta, el plan, los pagos, los tickets de soporte, los registros técnicos). Aquí Cristian Alejandro Muñoz Cardona es el responsable, y los trata con la autorización que se da al registrarse, para las finalidades de la sección «Para qué».

Si trabajas en una empresa que usa Orbik y quieres ejercer tus derechos sobre tus datos, tu interlocutor es tu empleador. Si nos escribes, le trasladamos tu solicitud en dos días hábiles y te lo decimos; si él no responde, te atendemos directamente.

No se piden datos que el servicio no necesite. No hay campos de origen étnico, afiliación sindical, orientación sexual ni opiniones políticas, y no deben cargarse en los campos libres. El soporte de una incapacidad es un dato de salud: solo lo ve quien gestiona las ausencias.

El reconocimiento facial es opcional. Una empresa puede usar Orbik entero sin habilitarlo, marcando con código y PIN.

Cuando se habilita, el dato biométrico es un dato sensible bajo el artículo 5 de la Ley 1581, y por eso lleva tres candados:

• La empresa tiene que habilitar expresamente el tratamiento biométrico en su configuración. Sin eso, el sistema no deja registrar el rostro de nadie.
• Quien registra el rostro de una persona debe confirmar que esa persona autorizó, y esa confirmación queda fechada en su ficha.
• La autorización se puede retirar en cualquier momento: el rostro se borra desde la propia ficha y la persona vuelve a marcar con su código.

Dos cosas que conviene decir claro:

• La fotografía solo se guarda si la persona lo autoriza aparte. Del rostro se guarda un vector (una serie de números que lo describe, no una foto), que es un dato biométrico sensible y se trata como tal. La foto de cada marcación es una autorización distinta y opcional: sin ella el rostro se registra igual y no se guarda ninguna imagen. Con ella, las fotos se guardan en almacenamiento privado, se borran al vencer el plazo que fije la empresa (60 días por defecto, sin pasar del tope de su plan) y retirar la autorización borra las ya guardadas. Para marcar con el rostro desde el propio celular sí hace falta esa autorización, porque la foto es la prueba de una marcación que nadie vio; sin ella, la persona marca en el dispositivo de la sede o, si la empresa lo permite, desde su celular con su PIN.
• El reconocimiento ocurre en el servidor de Orbik(alojado en Railway, ver «Con quién se comparten»), o en el dispositivo de marcación de la sede cuando la empresa activa la marcación sin conexión: en ese caso el dispositivo guarda, cifrados y por siete días como máximo, los vectores de las personas de su sede. No se envía ninguna imagen ni ningún vector a un servicio de terceros de reconocimiento facial.

Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Quien no lo autorice tiene que contar con otra forma de marcar, con los mismos efectos: su código y PIN en un dispositivo de marcación de la sede que lo permita. Ofrecerla es obligación de la empresa, que decide cómo marca cada dispositivo.

El contrato de transmisión de datos trae un modelo de autorización que la empresa puede usar con su personal.

Los del personal, por cuenta de la empresa:

• Registrar entradas y salidas, y calcular las horas trabajadas, la tardanza, las horas extra y los recargos.
• Identificar a quien marca, por rostro o por código y PIN.
• Programar turnos, gestionar ausencias y avisar de ausencias o de salidas sin registrar.
• Generar los reportes y la liquidación que la empresa usa para pagar.

Los de la empresa cliente y sus administradores, por cuenta propia:

• Crear y mantener la cuenta, cobrar el plan y llevar su historial.
• Atender los tickets de soporte y comunicar cambios del servicio, de precio o de estas políticas.
• Sostener y asegurar el servicio: registros técnicos, respaldos, prevención de fraude y de abusos.
• Conocer el uso del servicio en cifras agregadas que no identifican a nadie, para mejorarlo: entre ellas, las páginas vistas, contadas sin cookies con Vercel Web Analytics.
• Con permiso de quien visita las páginas públicas: medir las visitas (Google Analytics) y si nuestros anuncios en Facebook e Instagram funcionan (píxel de Meta).
• A quien se inscribe en la prueba cerrada de la app (orbik.app/apptest): su nombre, el correo de su cuenta de Google, el modelo de su teléfono y, si lo da, su WhatsApp, solo para invitarla a la prueba en Google Play, escribirle durante ella y resolver lo que reporte.

No se envía publicidad por correo. Si algún día se quisiera, se pedirá una autorización aparte, que se podrá retirar.

La ubicación, cuando se captura, sirve para comprobar que la marcación se hizo en la sede o, en la marcación desde el celular de la persona, para dejar constancia de dónde marcó cuando la empresa lo exige a esa persona. Es aproximada, se guarda con la marcación y no se usa para seguir a nadie: el sistema no registra posición de forma continua.

Con nadie, salvo los proveedores que hacen falta para que el servicio funcione. Ninguno los usa para fines propios:

En las páginas públicas, y solo si lo aceptas, también reciben datos de navegación Google LLC (Google Analytics) y Meta Platforms, Inc. (píxel de Meta), en Estados Unidos. Meta puede usarlos además para sus propios fines publicitarios, según su política. Ninguno de los dos recibe datos del panel ni del personal de las empresas.

Antes de sumar un proveedor que trate datos del personal se avisa a las empresas con 15 días. Los datos se entregan a las autoridades cuando lo exige una orden judicial o administrativa, y solo en la medida en que la orden lo pida.

Hay que decirlo sin rodeos: los servidores no están en Colombia. Los datos se guardan o pasan por la Unión Europea (servidor y base de datos) y Estados Unidos (aplicación web y conteo de visitas, correos, fotografías y archivos, verificación del registro, cobro, registro de errores y, con permiso, la medición de las páginas públicas). Con los proveedores que tratan datos del personal hay acuerdos de tratamiento que los obligan a protegerlos y a usarlos solo para prestar el servicio.

• Mientras dure el contrato con la empresa, salvo lo que tiene plazo propio:
• Fotografías de marcación: el plazo que fije la empresa, 60 días por defecto, sin pasar del tope de su plan (30 días en Básico, 60 en Negocio, 90 en Empresa y 365 en Pro), y un proceso automático diario las borra al vencer. Retirar la autorización las borra de inmediato.
• Vector facial: hasta que la persona retire su autorización o la empresa lo borre. Si la empresa deshabilita el reconocimiento facial, los vectores dejan de usarse y no se puede enrolar a nadie; el borrado se pide persona por persona. En los dispositivos de marcación con marcación sin conexión, siete días como máximo.
• Marcaciones: no se borran durante el contrato. Lo que estuvo mal se descarta o se corrige, y queda registrado quién lo hizo y cuándo; es lo que permite defender una liquidación.
• Al terminar el contrato o suspenderse el servicio: 90 días para que la empresa exporte su información; después se elimina de los sistemas activos y, más tarde, de los respaldos en su ciclo normal.
• Tickets de soporte: mientras exista la cuenta, y se eliminan con ella.
• Registro de cambios de cada empresa: dos años, y se elimina antes si se elimina la empresa.
• Inscripciones a la prueba de la app (orbik.app/apptest): mientras dure la prueba en Google Play, y se eliminan al terminarla.

Toda persona cuyos datos estén aquí puede:

• Conocer qué datos suyos se tratan y cómo, gratis, al menos una vez al mes y cada vez que la política cambie.
• Actualizarlos y rectificarlos cuando estén incompletos o equivocados.
• Pedir prueba de la autorización que dio.
• Solicitar que se supriman, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Revocar la autorización, en particular la del tratamiento biométrico.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho la consulta o el reclamo aquí.

Escribiendo a soporte@orbik.app o desde la sección Soporte del panel, con el nombre, el documento de identidad, qué se pide y un medio para responder.

• Consultas (qué datos hay y cómo se usan): se responden en 10 días hábiles, prorrogables 5 más avisando el motivo.
• Reclamos (corregir, suprimir, revocar o señalar un incumplimiento): se responden en 15 días hábiles, prorrogables 8 más avisando el motivo. Si al reclamo le falta información, se pide en 5 días; si no se completa en dos meses, se entiende que se desistió. Mientras se tramita, el dato queda marcado «reclamo en trámite» en los 2 días hábiles siguientes.
• Si la solicitud es sobre datos del personal de una empresa, se le traslada a ella en 2 días hábiles, porque es la responsable, y se informa a quien la hizo.

Las cuentas de Orbik las crea y administra cada empresa cliente, también la que se usa en la aplicación del celular o del dispositivo de marcación. Por eso el camino depende de quién eres:

• Si trabajas en una empresa que usa Orbik: pídele a tu empresa que elimine tu cuenta, o escríbenos a soporte@orbik.app desde el correo de tu cuenta. Le trasladamos la solicitud a tu empresa en 2 días hábiles, porque es la responsable de tus datos, y te avisamos.
• Tu rostro y tus fotografías se borran en cuanto retiras la autorización, sin esperar a que se elimine la cuenta.
• Los registros de asistencia y de nómina pueden tener que conservarse mientras dure el deber legal de tu empresa de guardarlos. Lo demás se suprime.
• Si administras la cuenta de una empresa: escríbenos a soporte@orbik.app o desde Soporte en el panel para cerrarla. Tienes 90 días para exportar tu información; después se eliminan los datos de la empresa y de su personal.

Respondemos en los plazos de los reclamos del punto anterior: 15 días hábiles, prorrogables 8 más avisando el motivo.

Cristian Alejandro Muñoz Cardona es persona natural y no está obligado a inscribir sus bases en el Registro Nacional de Bases de Datos, que hoy obliga a sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos de más de 100.000 UVT y a las entidades públicas (Decreto 090 de 2018). Si el servicio pasa a una sociedad que quede obligada, las inscribirá.

• En el servidor, las contraseñas y los PIN se guardan con un algoritmo de hash diseñado para eso: no se pueden leer, tampoco por el operador.
• El vector facial no sale en las respuestas de la interfaz, ni siquiera para un administrador. La única salida es el paquete de marcación sin conexión, cuando la empresa lo activa: los vectores de una sede viajan a sus dispositivos de marcación, que los guardan cifrados y los descartan a los siete días o al desvincularse.
• Las fotografías y los archivos están en almacenamiento privado; cada uno se entrega con un enlace que vence en cinco minutos.
• En el navegador, la sesión viaja en una cookie que ningún script de la página puede leer. En la app del teléfono, el token se guarda en el almacén cifrado del sistema.
• Cada empresa está aislada: toda consulta filtra por su organización antes de tocar la base.
• Los dispositivos de marcación no tienen una sesión de usuario permanente: llevan su propia credencial, revocable desde el panel. Quien se identifica en el menú del dispositivo de marcación abre una sesión de quince minutos que no se guarda y se cierra al salir del menú.
• El personal del operador que entra a la plataforma queda registrado: cada cambio que hace sobre una cuenta deja rastro de quién y cuándo.

La protección contra suplantación del reconocimiento facial distingue una persona presente de una foto en una pantalla, pero no está certificado y no resiste un ataque preparado. Una marcación con puntaje bajo no se rechaza: entra señalada para que alguien la revise.

Si se confirma un acceso indebido, una pérdida o una divulgación de datos, se avisa a las empresas afectadas sin demora y a más tardar en 72 horas, con lo que se sepa: qué pasó, qué datos y qué se está haciendo. Se informa a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda, y la empresa decide cómo avisar a su personal, con la ayuda del operador.

Orbik no está dirigido a menores y no se debe crear una cuenta para un menor. Si una empresa emplea adolescentes con la autorización laboral que exige la ley, puede registrarlos para marcar, respetando su interés superior y con la autorización de su representante. Recomendamos no registrar el rostro de un menor: que marque con código y PIN.

El reconocimiento facial es un tratamiento automatizado: compara un rostro con los registrados para saber quién marca. El cálculo de la jornada también es automático. Pero Orbik no toma decisiones sobre las personas: una marcación dudosa queda en revisión para que una persona la confirme, los días con «tarde y tiempo extra» los decide una persona, y cualquier sanción o descuento lo decide la empresa.

Los modelos de reconocimiento son de terceros y corren en nuestro propio servidor (o en el dispositivo de marcación de la sede, sin conexión). No se entrena ningún modelo con los datos de los clientes.

Lo que se guarda en el navegador está en Cookies y almacenamiento en el navegador. Dentro del panel y en el dispositivo de marcación solo hay lo necesario para funcionar. En las páginas públicas, la medición y la publicidad solo se activan si las aceptas, y puedes cambiar tu elección cuando quieras.

Esta política rige desde la fecha de arriba. Las bases de datos se mantienen mientras dure la relación con cada empresa y durante los plazos de la sección «Cuánto tiempo se conservan». Si la política cambia de forma relevante, se avisa por correo a las empresas con al menos quince días de anticipación y se actualiza la fecha.

Responsable: Cristian Alejandro Muñoz Cardona, persona natural, NIT 1017126012-3, con domicilio en Medellín, Antioquia, Colombia.

Protección de datos y soporte: soporte@orbik.app