Términos y condiciones del servicio

• El proveedor: Cristian Alejandro Muñoz Cardona, persona natural, NIT 1017126012-3, domiciliado en Medellín, Antioquia, Colombia, quien presta el servicio bajo la marca Orbik.
• El cliente: la empresa o persona que crea una organización en Orbik y contrata el servicio.
• Los usuarios: las personas que el cliente autoriza a entrar —administración, recursos humanos, jefes de sede— y su personal, que marca y consulta lo suyo.

El cliente acepta estas condiciones al registrarse, marcando la casilla correspondiente. Esa aceptación electrónica tiene el mismo valor que una firma (Ley 527 de 1999), y queda constancia de quién aceptó, cuándo y qué versión.

Quien acepta declara que es mayor de edad y que puede obligar a la empresa que representa. El cliente responde por la veracidad de los datos con que se registra.

Orbik registra entradas y salidas, administra horarios y turnos, gestiona ausencias y produce reportes de horas trabajadas, tardanza, horas extra y recargos. En los planes que la incluyen, pone precio a esas horas con el salario que el cliente registra (liquidación de nómina).

Orbik no emite la nómina y no reemplaza a quien la liquida.

Los cálculos son una herramienta de apoyo: el cliente los revisa antes de pagar. La nómina electrónica ante la DIAN, los aportes, las deducciones y el pago son responsabilidad del cliente y de quien le liquide. Los recargos vienen configurados con los porcentajes de la ley colombiana y el proveedor los actualiza cuando la ley cambia, pero son configurables y es del cliente la responsabilidad de revisar que coincidan con lo que paga.

• Obtener la autorización de su personal para tratar sus datos y, si habilita el reconocimiento facial, la autorización expresa e informada para el dato biométrico, que es facultativa. El contrato de transmisión de datos incluye un modelo.
• Ofrecer otra forma de marcar —código y PIN en un dispositivo de marcación que lo permita— a quien no autorice el reconocimiento facial o no sea reconocido.
• Informar a su personal para qué se usa el sistema y cómo ejercer sus derechos.
• Cargar información veraz y mantenerla actualizada.
• Cuidar las credenciales. Los códigos y PIN son personales; el cliente responde por lo que se haga con ellos.
• Revisar las marcaciones señaladas y corregir lo que corresponda antes de liquidar.
• Cumplir la jornada máxima legal y las demás normas laborales. El sistema mide; no decide.

No se permite usar Orbik para:

• Tratar datos de personas sin la autorización que exige la ley, o con fines distintos al control de asistencia y la gestión del personal.
• Vigilar a personas fuera de su jornada o de su lugar de trabajo.
• Cargar datos sensibles que el servicio no necesita (salud más allá del soporte de una ausencia, origen étnico, afiliación sindical, orientación sexual, opiniones políticas).
• Intentar acceder a datos de otra empresa, probar la seguridad fuera de lo que permite la política de seguridad (orbik.app/security) o sin autorización escrita, o sobrecargar el servicio.
• Copiar, descompilar o revender la plataforma, o usarla para construir un producto competidor.

• Prestar el servicio con diligencia.
• Tratar los datos del personal del cliente solo por su instrucción, según la política de tratamiento y el contrato de transmisión de datos.
• Guardar reserva sobre la información del cliente, también después de terminado el contrato.
• Avisar de los cambios relevantes en el servicio o en estas condiciones.
• Permitir al cliente exportar su información mientras el contrato esté vigente y durante el plazo de la sección «Al terminar».

El proveedor hace esfuerzos razonables para que el servicio esté disponible todo el tiempo, pero no garantiza un porcentaje de disponibilidad ni ofrece compensaciones por caídas. Los mantenimientos planeados se avisan con al menos 48 horas cuando puedan interrumpir el servicio. Si se cae la conexión, la marcación con código y PIN se guarda en el dispositivo de marcación y sube sola al volver.

El soporte se presta en español, desde la sección Soporte del panel o escribiendo a soporte@orbik.app. La meta es responder en un día hábil; lo marcado como «no podemos marcar» se atiende primero. Es una meta, no un compromiso con consecuencias.

• El reconocimiento facial no es infalible. Puede no reconocer a alguien por luz, ángulo o cambios de aspecto.
• Un dispositivo de marcación puede configurarse para marcar solo con rostro, y la marcación remota (desde el celular de la persona) se confirma con el rostro, salvo que el cliente habilite también el PIN para esa persona: el PIN dice quién marca, pero no que esté en el lugar. Por eso es obligación del cliente ofrecer una vía alternativa a quien no autorice el tratamiento biométrico o no sea reconocido.
• La protección contra suplantación distingue a una persona presente de una foto en una pantalla, pero no está certificada y no resiste un ataque preparado.
• El nivel de exigencia del reconocimiento lo configura el cliente: más estricto, a veces no reconoce a una persona; más flexible, puede confundir a dos.

El proveedor no responde por decisiones laborales —sanciones, descuentos, terminaciones— que el cliente tome basándose únicamente en un registro del sistema sin verificarlo.

• Planes. Las funciones y los topes de cada plan son los publicados en orbik.app al contratar. Bajar de plan no borra nada: solo impide crear lo que pase del nuevo tope.
• Prueba. Una organización nueva tiene 14 días gratis con lo del plan Negocio, sin tarjeta. No se cobra nada al terminar si no se elige un plan.
• Pago en línea. Lo procesa Polar Software, Inc., que actúa como vendedor ante el cliente (merchant of record), cobra con tarjeta y emite el comprobante del pago. La suscripción se renueva sola cada mes o cada año hasta que el cliente la cancele desde el portal de pago; cancelada, sigue activa hasta el final del periodo pagado.
• Venta directa. Para pagos anuales por transferencia o condiciones especiales, el proveedor factura directamente y el periodo es el acordado por escrito.
• Cambios de precio. Se avisan por correo con al menos 30 días y aplican desde el periodo siguiente. El cliente puede cancelar antes sin penalidad.
• Reembolsos. No se reembolsan periodos ya iniciados, salvo cuando el servicio no se pudo prestar por causa del proveedor o cuando la ley lo exija.

Si la prueba o el periodo pagado terminan sin pago, durante 7 días el servicio queda en solo lectura: se sigue marcando y el panel deja consultar todo, pero no cambiar nada. Después se suspende: no se marca y el panel solo muestra los planes y la descarga de los reportes y liquidaciones en Excel. Un pago en línea rechazado tiene además 7 días de gracia con el servicio completo.

La suspensión no borra la información de inmediato. Al pagar, todo vuelve como estaba. Si sigue suspendido 90 días, se elimina como dice la sección «Al terminar», con aviso previo.

La plataforma, su código y su marca son del proveedor. El cliente recibe un derecho de uso mientras dure el contrato, sin exclusividad y sin poder cederlo.

La información del cliente es del cliente. El proveedor no adquiere derechos sobre ella y no la usa para entrenar modelos ni para fines propios. Las sugerencias que el cliente haga sobre el producto se pueden usar para mejorarlo, sin que eso dé derechos sobre la información del cliente.

Orbik incorpora componentes de software libre de terceros, distribuidos bajo licencias MIT, ISC, SIL Open Font License 1.1. Ninguna de ellas exige permiso ni pago; todas piden que se conserve el aviso de autoría de sus creadores.

El listado de esos componentes, con su titular y el texto completo de cada licencia, se entrega a quien lo solicite escribiendo a soporte@orbik.app.

El proveedor responde por los daños directos que cause con su incumplimiento. La responsabilidad total del proveedor por todos los reclamos se limita a lo que el cliente le haya pagado en los 12 meses anteriores al hecho. Durante la prueba gratuita ese monto es cero.

El proveedor no responde por lucro cesante ni por daños indirectos; por interrupciones atribuibles a terceros —proveedores de internet, de nube o de energía—; por el uso indebido de credenciales; por la información que el cliente cargue; ni por pagos de nómina hechos sin revisar los cálculos.

Nada de lo anterior limita la responsabilidad por dolo o culpa grave, que la ley no permite excluir.

El cliente mantendrá indemne al proveedor frente a reclamos de terceros —incluido su personal y las autoridades— que se originen en datos cargados sin la autorización que exige la ley o en un uso contrario a estas condiciones.

Ninguna parte responde por incumplimientos causados por hechos imprevisibles e irresistibles fuera de su control —desastres, decisiones de autoridad, fallas generales de internet o de los proveedores de nube—, mientras duren y siempre que avise a la otra en cuanto pueda.

• El contrato dura lo que el plan contratado y se renueva por periodos iguales hasta que alguna parte lo termine.
• El cliente puede terminarlo cuando quiera, cancelando el plan; rige hasta el final del periodo pagado.
• El proveedor puede terminarlo avisando con 30 días, o de inmediato por un incumplimiento grave del uso aceptable.
• El proveedor puede suspender el servicio si detecta un uso que ponga en riesgo la plataforma o a terceros, avisando en cuanto sea posible.

Durante 90 días después de terminado el contrato o de suspendido el servicio, el cliente puede exportar su información —reportes y liquidaciones en Excel— o pedir una copia completa en un formato de uso común, sin costo. Pasado ese plazo se elimina de los sistemas activos y, después, de las copias de respaldo en su ciclo normal.

Antes de eliminarla se avisa por correo con al menos 15 días. Se conserva solo lo que una ley obligue a guardar.

El cliente no puede ceder este contrato sin autorización escrita del proveedor. El proveedor puede cederlo a una sociedad que constituya para prestar el servicio o a quien adquiera el negocio, avisando al cliente con 30 días y manteniendo estas condiciones; el cliente puede terminarlo si no está de acuerdo.

Las comunicaciones entre las partes se hacen por medios electrónicos: al correo registrado del administrador de la organización, en el propio panel o en la sección Soporte. Producen efecto desde que se envían, salvo que conste que no llegaron.

Se avisan por correo con al menos quince días de anticipación. Si el cliente no está de acuerdo, puede terminar el contrato antes de que entren a regir, sin penalidad. Los cambios de precio tienen su propio aviso de 30 días.

Estas condiciones se rigen por la ley colombiana. Las diferencias se intentarán resolver de buena fe y directamente durante 30 días; si no se logra, las resolverán los jueces de Medellín.

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